Le télésecrétariat

Deux critères essentiels sont à prendre en compte avant de faire appel à un prestataire spécialisé dans le télésecrétariat : l’étendue des services proposés et les tarifs appliqués.

De l’accueil téléphonique à la gestion administrative

Le télésecrétariat regroupe un large panel d’activités à forte valeur ajoutée :

A savoir
Mailing ou publipostage
  1. Envoi postal de courriers imprimés par la Poste à une cible déterminée grace à des adresses postales.
  2. Support : lettres, catalogues, brochure, journaux.
  • la réception d’appel : gestion des appels en votre absence, mise en place d’un standard, d’une hotline….
  • la frappe de documents et leur mise en forme : courriers, devis, factures….
  • la retranscription audio d’après des documents envoyés par la poste ou par e-mail : il s’agit notamment de compte-rendus de conférences ou de réunion
  • la téléprospection ciblée pour prise de rendez-vous
  • l’actualisation du fichier client
  • la réalisation du publipostage
  • la traduction de documents

 

L’assistance personnalisée des professionnels

Accueil téléphonique, télésecrétariatLes call center offrent des services personnalisés entièrement sur mesure, y compris pour les secteurs nécessitant la maîtrise d’un vocabulaire et d’un environnement spécifique.
Le télésecrétariat médical s’adresse ainsi à tous les professionnels de la santé : médecins généralistes ou spécialistes, dentistes, pharmaciens… Il leur permet d’économiser un temps précieux en les déchargeant de la prise d’appels, de la gestion d’agenda, mais aussi de la partie plus administrative de leur métier (écrire et envoyer des courriers….).
Dans le cadre du télésecrétariat juridique, au-delà de la saisie de documents (courriers, contrats de travail, assignations…), la télésecrétaire effectue les formalités d’entreprises auprès des organismes adéquats (chambre des métiers, greffes des tribunaux de commerces, services de l’enregistrement…)
Le télésecrétariat bilingue est aussi proposé indépendamment ou en complément des prestations de traduction. Il peut s’agir de prospection, de prise de rendez-vous, d’accueil téléphonique en anglais mais aussi dans de multiples langues (russe, allemand, italien, espagnol…)

 

Une solution abordable quelque soit la taille de l’entreprise

Le télésecrétariat n’est pas réservé aux grandes entreprises, bien au contraire.
Recourir à une télésecrétaire est une solution très rentable dans de multiples situations :

  • remplacement d’une secrétaire absente
  • augmentation de l’amplitude horaire de l’accueil des clients
  • besoin ponctuel d’une secrétaire supplémentaire : lors du lancement d’un nouveau produit, artisans souhaitant déléguer une partie de leur prospection…
  • impossibilité de rémunérer une secrétaire à temps complet
A savoir
Une solution en cas de :
  1. Périodes de pointes (votre secrétaire / réceptioniste ne peux pas gérer tous les appels)
  2. Maladie de votre personnel d’accueil
  3. Actions marketing spéciales (mailings, action publicitaire, …)
  4. Professions libérales : Vous avez besoin que l’on réponde à vos appels, mais ne souhaitez engager personne…

Par rapport à une télésecrétaire indépendante, les centres d’appel garantissent l’encadrement et l’expertise de leurs salariées.
Le coût des prestations intègre différents paramètres.
Pour les retranscriptions de documents audio, 3 niveaux de tarification sont disponibles selon que la retranscription est réalisée in extenso (mot à mot), reformulée (le langage oral est adapté à l’écrit) ou synthétique (le document, plus concis, conserve les points essentiels de l’enregistrement).
En matière de publipostage, le tarif varie selon la taille du fichier client, la quantité de pages à envoyer, le traitement du courrier non attribué…. Quant à celui de la prise de rendez-vous, il dépend du nombre de personnes à contacter.